ディレクターがスタッフの人員的バックアップを考えるべき理由

2018-7-23

もしもプロジェクトのメインプログラマが体調を崩したら!あまり考えたくない事態ですが起こらない保証はどこにもありません。

そこで重要なのが誰が休んでもプロジェクトが止まらないようにする、人員的バックアップです。

ディレクターは仕事も重要ですが、スタッフのケアにも気を使わなければいけないということですね。

今回は「人員的バックアップ」のポイントをまとめました。

 

こんな経験はありませんか?

 

いきなりですが、あなたは以下のポイントに当てはまりませんか?

 

*同僚が休んでプオジェクトが進まず1日何もできなかった

*他のスタッフがどのような作業工程か全く把握していない

*体調が不安なスタッフがいる

 

いずれも、プロジェクトの進行に大きく関わってくるポイントたちです。ディレクターの方はもちろん、デザイナー・プログラマなど全てのスタッフに把握しておいてほしいと思います。

詳しく見ていきましょう!

 

■同僚が休んでプオジェクトが進まず1日何もできなかった

 

体調不良で急にスタッフが休むということは多々あります。そこで何も対策をうっていないと、プロジェクトの停滞や遅延に繋がってしまいますね。

言葉としてはあまり良い言い方ではないかもしれませんが「各スタッフの代わり」を用意しておくことが大切になってきます。日頃から同僚の仕事内容や進捗を確認しましょう。

朝礼で予定や目標を逐一報告することも有効な手段です。

 

■他のスタッフがどのような作業工程か全く把握していない

 

プロジェクトが大規模になればなるほど、他スタッフの工程を意識することが少なくなってきます。せめて自分の作業に直接関わってくるスタッフの作業内容は把握しておきたいところです

自分が休んでも誰かが休んでも、プロジェクトの進捗に影響しない環境づくりが重要となってきます。

 

■体調が不安なスタッフがいる

 

IT関係の仕事は他の職種と比べて「ストレス過多」になりやすいです。企業によっては残業ありきの仕事をしなければいけないこともあるかもしれませんね。

そんな状況で体調を崩す方も少なくないです。

もし同僚が体調不良で休んでしまった時に備えて密にコミュニケーションを取っておきましょう。

精神的に参ってそうなら進んでストレスケアをしてあげるといいですね。

 

人員的バックアップの具体的な方法

 

 

 

ここではディレクターが行える具体的なスタッフのバックアップ法をまとめてみました。

ぜひ明日とは言わず今日から試してみましょう!

 

■1人に対して2人以上のバックアップをつける

 

1人が休んだ場合、対して1人のバックアップだとバックアップする方の負担が大きくなります。1人にもう1人分の作業を任せることはかなりのリスクが伴いますし、欠員の数珠つなぎに陥る可能性が生じてきます。

ここは、同等の知識を持つスタッフを2人以上つけることが重要になってきますので、日頃からのスタッフ間の相互理解を心がけましょう。

 

■ミーティングを朝・夕に行う

 

私が経験した中で特に有効な人員バックアップへの備え方が、朝夕のミーティングです。

それぞれの特徴をまとめてみました。

 

*朝ミーティング…今日はどのような作業をするか、進捗の具合、問題点

*夕ミーティング…今日の進捗はどうだったか、遅れはないか、問題点

 

以上のように、1日2回それぞれの理解を深めることによってトラブルを避けることができます。

 

■欠員をなるべく出さないように日頃からコミュニケーションを

 

他の業界に比べて、IT業界の職場で突然の欠員は比較的多いと言えます。また規模が小さいオフィスだと欠員は会社の存続に関わってきます。

ですのでディレクターの役割として業務の取りまとめ以外にも、スタッフの体調や精神的負担を考慮する必要があります。

辛そうなスタッフがいたら「早退や時差出勤」を考えてあげるのも一つの手段です。

 

もしもバックアップの必要があれば!

 

 

 

もしもスタッフが突然休んだら!欠員が発生してしまったら!とにかくプロジェクトの遅延を起こす前に対策を打つことが大切です。

まずスタッフの配置の見直しを行います。欠員分の作業は必ず発生しますので、人員補充するなり誰かに兼務してもらうなりの対処が必要です。

 

また、スケジュールにも影響が及ぶことも多々ありますので、ディレクターの指示のもとリスケジュールについてミーティングが必須と言えます。

 

このように、もしもの時に備えて各々がカバーできる・カバーされるように体制を整えるようにすると安心ですね。

 

 

 

どんな理由にせよ欠員のバックアップという事態は「誰かの仕事量が増える」ということに変わりありません。無理や無茶を必要とするプロジェクトには十分気をつけるべきと言えますね。

また「自分の仕事だけがうまく進めばいい」という考え方よりも「チームワーク重視で仕事をする」という協調的な思考で仕事をすると突然のアクシデントにも対応できます。

 

■自身の体調管理も大切に

自分自身がプロジェクトのリスクとならないように、自分でストレスケアやリフレッシュを行うこともすごく重要なことです。

また急な休みを取る場合は引き継ぎや代行のためのメモを残すなどの配慮も大切ですね。

今の時代、不調を伝えることは格好悪いという風潮が未だ残っていますが、「できないことはできない」や「仕事が多いので助けてほしい」といったヘルプを出すのも恥ずかしくはないですよ。

 

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